Damit die Ablage kein lästiges Übel mehr ist In den meisten Handwerksbetrieben läuft die Abwicklung der Aufträge nach folgendem Schema ab: • Sie erhalten vom Kunden eine Anfrage. • Sie schreiben ein Angebot. • Falls Ihr Kunde Ihr Angebot annimmt, verschicken Sie eine Auftragsbestätigung. Wenn Sie nichts von dem potenziellen Kunden hören, versenden Sie eventuell einen Nachfassbrief, in dem Sie höflich nachfragen, ob noch Interesse besteht. • Sie erbringen die Leistung. • Sie schreiben die Rechnung. Was Sie für Ihr Ablagesystem benötigen Für eine strukturierte Ablage benötigen Sie für jeden Monat einen Ordner „Angebote“ mit 31 Registern sowie einen Ordner „Offene Kundenrechnungen“ mit 31 Registern. Außerdem brauchen Sie Ordner für „erledigte Angebote“, bestätigte Aufträge“, „offene Kundenrechnungen“ und „bezahlte Kundenrechnungen“ mit alphabetischen Registern. Wie Sie Ihre Vorgänge ablegen • Behalten Sie von jedem Angebot eine Kopie und legen Sie diese im Ordner „Angebote“ unter dem Tag ab, an dem Sie beim Kunden nachfassen wollen. Wenn Sie beispielsweise am 01.10. ein Angebot verschicken, legen Sie Ihre Kopie unter dem 07.10. ab, damit Sie sich an diesem Tag um den Nachfassbrief kümmern oder telefonisch rückfragen. • Abgelehnte Angebote heften Sie aus dem Monatsordner „Angebote“ in den Ordner „erledigte Angebote“. Diese Vorgänge sind abgeschlossen. • Nimmt der Kunde Ihr Angebot an, schreiben Sie eine Auftragsbestätigung, dessen Kopie Sie zusammen mit der Kopie des Angebots in den Ordner „bestätigte Aufträge“ heften. • Haben Sie Ihre Leistung erbracht, nehmen Sie Angebot und Auftragsbestätigung aus dem Ordner „bestätigte Aufträge“ und schreiben die Rechnung. • Legen Sie Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnungskopie im Ordner „offene Kundenrechnungen“ ab. An dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie im Blick behalten, ob Ihre Kunden bezahlen oder nicht. Sortieren Sie den Vorgang unter dem Datum ein, an dem Sie eine Zahlungserinnerung versenden müssen, falls der Kunde noch nicht bezahlt hat. Empfehlenswert ist, dass Sie dem Kunden zum Fälligkeitstermin noch zwei zusätzliche Karenztage einräumen. Wird die Rechnung beispielsweise am 15. Oktober fällig, heften Sie den Vorgang unter dem 17. Oktober ab. Haben Sie eine Zahlungserinnerung verschickt, sortieren Sie die Unterlagen inklusive einer Kopie der Zahlungserinnerung unter das Datum, an dem die erste Mahnung fällig wird. • Hat der Kunde bezahlt, heften Sie die gesamte Korrespondenz in den Ordner „bezahlte Kundenrechnungen“ ab. Fertig.