Marketingtipps für das Handwerk

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Organisation, Büro

Ihr Büro perfekt organisiert – so geht’s Der Papierkram ist für viele Handwerker ein Graus. Leider führt jedoch kein Weg daran vorbei, die Büroarbeiten irgendwie zu erledigen. Diese Tipps helfen Ihnen, schnell fertig zu werden und langfristig den Überblick zu behalten. Einmal Schreibtisch einrichten bitte Nehmen Sie sich die Zeit, den Schreibtisch einmal komplett leer zu räumen. Stellen Sie anschließend nur die Dinge wieder hin, die definitiv auf einen Schreibtisch gehören. Dazu zählen PC-Bildschirm, Telefon, Terminkalender, Box für Stifte und andere Büroutensilien, Eingangs- und Ausgangskorb für Post, eine Mappe zur Wiedervorlage und Ihre aktuellen Unterlagen. Kleber, Schere, Tesa und was Sie sonst noch so brauchen, gehören greifbar in die Schubladen. Schluss mit der Zettelwirtschaft Der Kollege drückt Ihnen einen Zettel in die Hand, dass Sie Kunde xy anrufen sollen. Sie selbst schreiben auf ein Post-It, was bis morgen zu erledigen ist. Einen Zettel im Blick zu haben, ist vielleicht noch möglich, aber wenn es zu viele werden, wird schnell etwas vergessen. Lose Zettel sind deshalb für eine durchdachte Organisation ungeeignet. Besser ist es, ein Notizheft anzulegen. Notieren Sie hier alle Ideen, anstehenden Anrufe und zu erledigende Aufgaben, die Sie bisher auf einen Zettel geschrieben hätten. Arbeiten Sie mit Tages- und Wochenplänen In Ihr Notizbuch gehören auch Tages- und Wochenpläne. Solche Pläne sind wichtig, damit Sie einen besseren Überblick bekommen. Außerdem arbeitet man schneller, wenn man einen konkreten Plan abarbeitet. Am besten erstellen Sie immer freitags den Plan für die kommende Woche. Nehmen Sie sich dann jeden Tag vor Feierabend ein paar Minuten Zeit, um den Plan zu aktualisieren. Achten Sie auf einen Zeitpuffer pro Tag, denn es werden jeden Tag unvorhersehbare Aufgaben hinzukommen. Wie Sie die Post bearbeiten Wichtig ist, dass sich auf Ihrem Schreibtisch nichts mehr anhäuft. Das gilt auch für die Post. Erledigen Sie diese deshalb täglich. Sortieren Sie Zeitungen und Kataloge aus und legen Sie diese an einen dafür vorgesehenen Ort, aber nicht auf Ihren Schreibtisch. Öffnen Sie die Briefe, lesen Sie kurz, worum es geht und sortieren Sie. Briefe, zu denen es etwas zu erledigen gibt, gehören in die entsprechenden Arbeitsmappen, einige Informationen werden Sie gleich ablegen können, der Rest kommt in den Papierkorb. Nutzen Sie eine Wiedervorlagemappe Behalten Sie über den Papierkram den Überblick. Eine Wiedervorlagemappe ist ein gutes Hilfsmittel, das Ihnen den Büroalltag erleichtert. Legen Sie eine Mappe mit 31 Registern an, jedes Register steht für einen Tag im Monat. Wollen Sie beispielsweise einen Kunden am 15. anrufen, um Details zu besprechen, legen Sie den Auftrag unter Register 15 ab. Jeden Morgen nehmen Sie sich zuerst die Wiedervorlagemappe und schauen, was ansteht. Mit einer gut geführten Mappe sparen Sie Zeit und vergessen nichts mehr.

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