Denken Sie, dass „Sie es sich nicht erlauben können, krank zu werden“? Gehen Sie mit Bauchschmerzen in den wohlverdienten Urlaub, weil niemand Ihre Aufgaben übernehmen kann? Ihr Einsatz in allen Ehren, aber Ihr Unternehmen muss auch ohne Sie laufen. Treffen Sie deshalb Vorkehrungen, damit Sie demnächst entspannt in den Urlaub gehen und auch mal zu Hause bleiben können, wenn es Ihnen nicht gut geht.
- Alle Aufgaben notieren
Als Chef erledigen Sie viele Aufgaben. Aufgaben, von denen Ihre Mitarbeiter teilweise gar nichts wissen. Dokumentieren Sie einen Monat lang, welche Aufgaben täglich, wöchentlich oder zu bestimmten Terminen anfallen. Werfen Sie im Folgemonat immer mal wieder einen Blick auf die Liste und prüfen Sie, ob diese komplett ist.
- Aufgaben sortieren
Bei einer geplanten Abwesenheit gehen Sie Ihre Aufgabenliste vorab durch und markieren die Aufgaben, die unbedingt während Ihres Urlaubs erledigt werden müssen. Überprüfen Sie, welche Mitarbeiter die einzelnen Aufgaben übernehmen könnten.
- Übertragen Sie die Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter
Achten Sie auf eine gerechte Verteilung. Kein Mitarbeiter sollte durch die Übernahme Ihrer Aufgaben komplett ausgelastet sein, sodass er seine eigenen Sachen nicht mehr erledigen kann.
- Protokollieren Sie die Arbeitsschritte
Damit Ihre Mitarbeiter die Aufgaben problemlos erledigen können, sollten Sie die einzelnen Arbeitsschritte protokollieren. Das ist zwar etwas Arbeit, aber so stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich problemlos zurechtfinden. Das ist besonders wichtig, wenn Sie ungeplant fehlen und zur Übergabe keine Erklärungen abgeben können.
- Mitarbeiter frühzeitig mit Aufgaben vertraut machen
Damit es während Ihrer geplanten Abwesenheit keine Probleme gibt, sollten Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in die Aufgaben, die diese übernehmen sollen, einweisen. Erklären Sie die Abläufe, sagen Sie, was Sie erwarten. Achten Sie darauf, dass die ausgesuchten Mitarbeiter sowohl die notwendigen Kompetenzen als auch die Zugangsdaten besitzen.
- Keine Übergabe in Hektik
Vor und nach einer Übergabe besteht in der Regel ein erhöhter Kommunikationsbedarf. Planen Sie deshalb ausreichend Zeit ein, damit Sie offene Fragen in Ruhe beantworten können. Verzichten Sie vor Ihrem Urlaub zum Beispiel auf die Vereinbarung von anderen Terminen.
Tipp: Fertigen Sie eine Checkliste an mit den Dingen, die zu erledigen sind, wenn Sie in Urlaub gehen. Erfahrungsgemäß bleibt die Zeit vor dem Urlaub hektisch – eine Checkliste bringt Entlastung und hilft Ihnen sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen haben und alle notwendigen Vorkehrungen für Ihre Abwesenheit getroffen haben. Die Checkliste können Sie im „Echtbetrieb“ auf Vollständigkeit überprüfen und gegebenenfalls ergänzen.