Was es vor Ihrem Urlaub zu regeln gibt Generell gilt: Ihr Unternehmen muss auch mal ohne Sie auskommen. Das heißt aber nicht, dass Sie einfach so den Bleistift fallen lassen können. Sie gehen stressfrei in den Urlaub, wenn Sie einige Vorbereitungen treffen. Nutzen Sie diese Checkliste: o Terminkalender durchschauen: Welche Termine müssen während der geplanten Urlaubszeit verschoben oder abgesagt werden? o Fristen: Welche Fristen laufen ab? Was können Sie noch vor dem Urlaub erledigen? Sind Fristverlängerungen erforderlich? Schicken Sie bei offenen Aufträgen auf jeden Fall Mitteilungen an Ihre Kunden, dass Sie im Urlaub sind. Teilen Sie darin auch mit, wann der Kunde mit der Erledigung des Auftrags rechnen kann. Falls Sie Mitarbeiter beschäftigen, informieren Sie diese genau, welche Fristen einzuhalten sind. o Unbeantwortete Angebote: Können Sie vor dem Urlaub noch annehmen oder ablehnen? Ansonsten einen Zwischenbescheid geben und um mehr Bedenkzeit bitten. o Steuerfristen: Denken Sie an die Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldung, falls Sie sich darum selbst kümmern. o Beitragsnachweise bei der Krankenkasse fristgerecht einreichen. o Welche Zahlungen werden fällig, wenn Sie im Urlaub sind? Leiten Sie vorab Terminzahlungen in die Wege oder kümmern Sie sich um die Verlängerung des Zahlungsziels. Zur Vereinfachung des Zahlungsverkehrs können Sie Einzugsermächtigungen oder Daueraufträge für regelmäßige Zahlungen erteilen. o Kundeninfo: Benachrichtigen Sie Ihre Kunden per Brief, dass Sie Urlaub machen. Tipp: Verbinden Sie die Urlaubsinformation mit Werbung. Kündigen Sie Ihren Urlaub an und machen Sie gleichzeitig ein Urlaubs-Sonderangebot für die Zeit nach Ihrem Urlaub. Im Ladengeschäft rechtzeitig Schilder aufhängen, wann Sie im Urlaub sind. o Mitarbeiterinfo: Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter, der Ihre Vertretung übernimmt, Termine, Aufträge und Fristen. Informieren Sie andere Mitarbeiter darüber, wer Sie vertritt. o Telefonische Erreichbarkeit: Verzichten Sie auf die Ansage, dass Sie im Urlaub sind- dies ist eine Einladung für Diebe. Besser ist es, das Telefon „besetzt“ zu halten. Dazu können Sie den Anrufbeantworter einschalten und diesen vom Urlaub aus fernabhören oder die Anrufe auf Ihr Handy umleiten. Alternativ können Sie einen Telefonservice beauftragen oder die Anrufe auf eine Vertrauensperson umleiten. o Post: Was zur postüblichen Zeit in Ihrem Briefkasten gelangt, gilt als zugestellt. Bitten Sie deshalb eine Vertrauensperson, die Post durchzusehen. Diese könnte gegebenenfalls Fristen verlängern oder potenziellen Kunden bei Anfragen mitteilen, dass Sie gerade im Urlaub sind. Achtung: Für die Abholung von Paketen ist eine Postvollmacht erforderlich. o E-Mail: Entweder Vertrauensperson einsetzen oder E-Mails im Urlaub lesen. Ansonsten könnten auch hier Fristen ohne ihr Wissen in Gang gesetzt werden. Sie können sich nicht darauf berufen, dass Sie einige Tage nicht im Büro waren. Zudem auf jeden Fall einen Abwesenheits-Assistenten einrichten.