Die Digitalisierung hat während der Corona-Pandemie einen enormen Schub erfahren. Einerseits ergeben sich dadurch viele Vorteile, andererseits befürchtet der eine oder andere Unternehmer einen Vertrauensverlust, weil der persönliche Kontakt fehlt. Deshalb ist es empfehlenswert, innerhalb der digitalen Kommunikation Fotos von Mitarbeitern zu verwenden, um weiterhin glaubwürdig, nahbar und menschlich zu wirken. Dafür sollten Sie die jeweiligen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der Datenschutzgrundverordnung (DGSVO) sowie des Kunsturhebergesetzes (KUG) kennen.
Holen Sie sich die Einwilligung der Fotografierten
Vor jeder Veröffentlichung benötigen Sie die schriftliche, freiwillig erteilte Einwilligung des Abgelichteten. Wichtig ist zudem, dass Sie im Vorfeld darüber informieren, in welcher Form das Foto verwendet beziehungsweise veröffentlicht werden soll. Geht es um Fotos von Mitarbeitern, reicht laut BDSG auch eine elektronisch erklärte Einwilligung. Als Verantwortlicher müssen Sie nachweisen können, dass die Einwilligung freiwillig erteilt wurde.
Räumen Sie außerdem das Recht zum Widerruf der Einwilligung ein und weisen Sie aktiv darauf hin. Widerruft eine Person ihre Einwilligung zur Veröffentlichung, darf das betreffende Bild nicht mehr verwendet werden. Laut DSGVO ist eine weitere Nutzung nur dann möglich, wenn das Unternehmen ein berechtigtes Interesse hat, das Bild weiterhin nutzen zu dürfen.
Laut KUG ist keine Einwilligung erforderlich, wenn das Bild ein Ereignis der Zeitgeschichte wiedergibt, zum Beispiel bei einem Firmenjubiläum oder wenn Fotos gemacht wurden, weil eine bekannte Persönlichkeit Ihr Unternehmen besucht hat. Darüber hinaus benötigen Sie ebenfalls keine Einwilligung, falls die abgebildete Person nur Beiwerk ist oder die einzelne Person in der Gruppe der zu sehenden Menschen untergeht.
Ihre Rechte als Unternehmer
Die DGSVO dient nicht nur dem Schutz personenbezogener Daten, sondern räumt auch Unternehmen Rechte ein, zum Beispiel ein berechtigtes Interesse, Fotos verwenden zu dürfen. Prüfen Sie, ob Sie solch ein berechtigtes Interesse haben. Das kann zum einen ein wirtschaftliches und zum anderen ein ideelles Interesse sein. Wichtig ist, dass Sie prüfen, ob die Veröffentlichung der Bilder dazu beiträgt, Ihre angestrebten Ziele zu erreichen. Gewinnen Sie beispielsweise neue Kunden? Das berechtigte Interesse Ihres Unternehmens darf allerdings nicht im Widerspruch zu geltendem Recht stehen. Außerdem gilt es, auch das berechtigte Interesse der abgelichteten Personen zu beachten. Ein mögliches berechtigtes Interesse wäre beispielsweise, nicht in unvorteilhaften Situationen fotografiert zu werden.
Regeln Sie die Verwendung von Bildern am besten vertraglich
Es ist empfehlenswert, mit auf Fotos abgelichteten Mitarbeitern einen Vertrag zu schließen, wenn Sie die Bilder beispielsweise in Imagebroschüren oder anderen gedruckten Werbemitteln verwenden wollen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Sie die kostenintensiven Medien komplett entsorgen müssen, weil ein Mitarbeiter von seinem Widerrufsrecht Gebrauch macht. Halten Sie die Rahmenbedingungen für die Nutzung und Veröffentlichung der Bilder deshalb vertraglich fest. Dabei gilt: Es besteht kein Widerrufsrecht, stattdessen kann der Vertrag gekündigt beziehungsweise ein Widerruf gegen den Vertrag eingelegt werden. Das ist natürlich jederzeit möglich, aber komplizierter als eine Einwilligung zu widerrufen. Ein Vertrag sichert Sie als Unternehmer also bezüglich der Verwendung und Veröffentlichung von Fotos besser ab.