Mit einem Ablaufplan punkten Sie beim Kunden
Ein regelmäßiger Informationsfluss, ehrliche Freundlichkeit sowie ein echtes Interesse lösen Zufriedenheit beim Kunden aus. So gehen Sie am besten vor:

Geben Sie dem Projekt einen offiziellen Startschuss
Der Kunde hat Ihr Unternehmen ausgewählt, aber natürlich fragt er sich:
Habe ich alles richtig gemacht? Habe ich eine gute Auswahl getroffen? Wichtig ist, dass die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Kunden niemals abbricht. Lassen Sie den Kunden an Ihrer Planung teilhaben.Sobald der Kunde Ihnen den Auftrag erteilt hat, versenden Sie einen Brief, in dem Sie sich für den Auftrag bedanken und mitteilen, dass Sie das Projekt jetzt planen und sich bald wieder melden werden.

Erstellen Sie einen Ablaufplan
Beginnen Sie nun mit der Strukturierung des Projektes. Notieren Sie alle Aufgaben, die anfallen und finden Sie einen Verantwortlichen für die Erledigung. Legen Sie Termine fest bis wann die Umsetzung erfolgen soll. Sobald der interne Ablaufplan steht, formulieren Sie Ihre Betriebsabläufe noch einmal aus Sicht des Kunden in der Sie-Ansprache und schicken den Ablauf dem Kunden.

Die Zusendung eines solchen Leitfadens wird von Ihren Kunden gut aufgenommen, sie wissen jetzt genau, wie das Projekt ablaufen wird. Die Unsicherheit nimmt ab, man kann sich langsam entspannen. Achten Sie darauf, dass Sie den guten Informationsfluss während der Arbeiten aufrecht erhalten. Informieren Sie den Kunden regelmäßig über den aktuellen Stand der Dinge, entweder persönlich, da Sie bereits vor Ort sind oder auch schriftlich.

Wie Sie mit Änderungen umgehen
Manchmal ist der größte „Störfaktor“ des Ablaufplans der Kunde selbst. Mangelnde Entscheidungsfreude und viele Änderungswünsche beeinflussen nicht nur die Zeitabläufe, sondern auch die Kosten. Kunden ist es oft nicht bewusst, dass sie mit Änderungswünschen Planung und Ausführung auf den Kopf stellen, denn sie kennen die Zusammenhänge nicht.
Hier ist es ebenfalls wichtig, dass Sie offen kommunizieren. Sagen Sie dem Kunden, dass ein zusätzlicher Wunsch Zeit und Geld kostet. Manchmal ist es besser, den Kunden gleich zu Beginn in seine Schranken zu weisen.

Es gibt Ärger – was tun Sie?
Wenn Sie sich über einen Kunden ärgern, sollten Sie dies sachlich zur Sprache bringen. Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Anliegen in „ich-Botschaften“ verpacken. Sagen Sie beispielsweise „Ich habe das Gefühl, dass…“ oder „Ich habe gehört, dass Sie Zweifel an der Ausführung haben“.
Ein offenes Gespräch bereinigt normalerweise immer die Situation. Häufig stellt sich heraus, dass die Sorgen unbegründet waren oder Dinge falsch verstanden wurden. Nach einem klärenden Gespräch ist der Kunde erleichtert, das Vertrauen in Ihr Unternehmen wächst.