Arbeitsabläufe optimieren und Zeit gewinnen

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag? Denken Sie nur von Tag zu Tag? Von Woche zu Woche? Oder lassen Sie alles auf sich zukommen? Haben Sie Ihre Termine im Kopf, führen Sie einen Terminkalender oder nutzen Sie Ihr Smartphone zur Terminerinnerung?

Viele Selbstständige verzichten auf die Planung der täglichen Abläufe. Sie sind der Ansicht, dass die Planung ohnehin über den Haufen geworfen würde. Schließlich vergeht kaum ein Tag, an dem nicht etwas Unvorhersehbares passiert. Das mag zum Teil zwar stimmen, aber es ist dennoch empfehlenswert, Struktur in den Alltag zu bringen, denn dadurch schaffen Sie bis zu 25% mehr Aufgaben pro Tag.

Büroorganisations-Experten raten, mit einem Wochenplan zu arbeiten. Die Erfahrung zeigt, dass Menschen, die einen Wochenplan einsetzen, ihre Ziele häufiger erreichen als solche, die nur von Tag zu Tag denken.

Grundsätzlich gilt: Sie müssen lernen, Ihre Arbeitskraft die ganze Woche lang strategisch zu bündeln und effektiv einzusetzen. Ansonsten fällt es schwer, langfristige Ziele effizient anzugehen und zu verfolgen. Wenn Sie beispielsweise trotz Wochenplanung nur die aktuelle Situation im Blick haben, geraten Sie schnell in Stress, da die meisten Aufgaben sofort erledigt werden müssen. Mit einer langfristigen Planung kann das nicht passieren.

Schritt für Schritt zum Wochenplan

Der Freitagsplan

Gewöhnen Sie sich an, am Freitagnachmittag einen groben Aufgabenplan für die kommende Woche zu erstellen. Notieren Sie alle Dinge, die Sie erledigen wollen.

Achten Sie auf Ihre innere Einstellung

Sehen Sie Ihren Wochenplan nicht nur als ein Stück Papier an, sondern bemühen Sie sich, die Aufgaben planmäßig zu erledigen. Nehmen Sie sich am Montagmorgen den Plan zur Hand und sagen Sie sich: „Ich werde mir in dieser Woche die Zeit nehmen, alle Aufgaben zu erledigen.“

Erstellen Sie einen Tagesplan

Durch die Erstellung des Freitagsplans haben Sie bereits einen guten Überblick, was in den nächsten Tagen ansteht. Gehen Sie nun ins Detail und teilen Sie die Aufgaben auf die  Wochentage auf.

Empfehlenswert ist, dass Sie am Vormittag Aufgaben einplanen, die eine höhere Konzentration erfordern. Nach der Mittagspause ist eine gute Zeit für weniger anspruchsvolle Aufgaben, wie zum Beispiel die Beantwortung von Mails. Ab 15 Uhr erledigen Sie am besten terminlose Routinetätigkeiten. Berücksichtigen Sie in Ihrer Planung auch kurze Pausen von 5 bis 10 Minuten, um neue Energie zu schöpfen sowie eine längere Mittagspause. Es ist sinnvoll, Ihre persönliche Leistungskurve mit einzubeziehen.

Achten Sie zudem darauf, nicht mehr als 60% Ihrer täglichen Arbeitszeit mit Terminen zu belegen – Sie können nur dann produktiv sein und Aufgaben abarbeiten, wenn Sie tatsächlich auch die Zeit dazu haben.

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